Importar produtos por planilha

Cadastrar produto a produto funciona no dia a dia, mas não para começar. Para subir o catálogo inteiro, use Suprimentos → Produtos → “Mais ações” → “Importar planilha”.

O assistente tem quatro etapas

Arquivo → Mapear colunas → Validar → Concluir.

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A boa notícia é que você pode ir até a terceira sem risco: a validação roda no servidor sem gravar nada. Só o botão de importar, na terceira etapa, escreve no sistema.

1. Baixe o modelo

   No topo da primeira etapa há “Baixar template”. O arquivo já vem com as colunas na ordem certa, com asterisco nas obrigatórias e listas suspensas nas colunas que só aceitam certos valores.

   A linha 2 é um exemplo e pode ser apagada — se você deixar como está, ela é ignorada automaticamente.

2. Envie a planilha

   Aceita .xlsx, .xls e .csv, por clique ou arrastando o arquivo.

   Não é obrigatório usar o modelo: o sistema tenta reconhecer os cabeçalhos da sua planilha por sinônimos — “EAN” e “GTIN” viram código de barras, “fabricante” vira marca, “departamento” vira categoria.

3. Confira o mapeamento

   Cada campo do sistema mostra de qual coluna da sua planilha ele vem, e o que não deve ser importado pode ficar como “não importar”.

   Só o Nome é obrigatório mapear. Abaixo aparece uma prévia com as primeiras linhas — vale conferir se os valores caíram na coluna certa.

4. Valide e revise

   O sistema testa linha a linha e mostra três contadores: Novos, Pulados e Com erro. É aqui que você resolve os problemas, antes de gravar.

O que a planilha precisa ter

Depende da configuração da loja, mas numa instalação padrão do Simples Nacional são obrigatórios: Nome, Código de barras, Tipo, Unidade, Preço de custo, Preço de venda, NCM, Origem, Tributação, Tipo do Item (SPED) e CSOSN.

Marca, categoria, descrição, CEST e fornecedor ficam opcionais.

Repare que os campos fiscais são exigidos já na importação. É proposital: produto sem NCM não emite nota, e descobrir isso na hora da venda é pior.

Marca e categoria são criadas sozinhas

Marca, categoria, unidade e fornecedor que não existirem são criados automaticamente, pelo nome. Não há como desligar isso pela tela.

Por isso a etapa de validação mostra uma faixa “Serão criadas:” com cada item que vai nascer. Olhe essa faixa antes de confirmar — é onde você percebe que Cutelaria, cutelaria e Cutelaria com espaço no fim viraram três marcas diferentes.

Padronizar essas colunas na planilha, antes de importar, evita uma limpeza chata depois.

Pulado, com erro e com aviso

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Os três resultados significam coisas diferentes:

• Pulado — já existe. Código de barras repetido no catálogo ou dentro da própria planilha. A importação nunca sobrescreve produto existente.
• Com erro — a linha não entra. NCM que não existe, código de barras com letra, campo obrigatório em branco.
• Aviso — entra assim mesmo. O caso comum é nome repetido; o sistema cadastra e deixa você decidir depois.

A tabela mostra o número da linha na planilha, o que facilita achar a célula. E uma linha com vários problemas mostra todos de uma vez, para você corrigir numa passada só.

Se quiser focar, há um filtro “Só com problema ou aviso”.

Depois de importar

A tela final resume quantos foram criados, pulados e com erro, e quantos cadastros auxiliares nasceram.

Vale conferir uma amostra antes de abrir o caixa com esses produtos:

1. O preço veio no campo certo, sem trocar vírgula por ponto
2. A unidade está correta
3. Os produtos que saem em nota têm NCM

Se algo veio errado em muitos produtos, Sistema → Manutenção de Produtos corrige em lote — é mais rápido que reimportar.

O estoque é outra etapa

A importação cria os produtos com saldo zero. Para colocar a quantidade que está na prateleira, faça um acerto de estoque, como explicado no artigo sobre cadastro de produtos, ou um inventário se forem muitos itens.